"Нова ера управління проектами: Іван Оберемок про адаптацію в умовах змін".

Міжнародний бізнес-консультант, що співпрацює з компаніями та організаціями по всьому світу, пояснив, чому проектний менеджмент набув такої популярності та як він сприяє вирішенню бізнес-задач в умовах нестабільності.

Проєктне управління переживає ренесанс. Метод, основи якого з'явилися ще в минулому столітті, виявився дуже актуальним у сучасних реаліях, коли компаніям необхідно швидко пристосовуватися до завчасто раптових змін умов праці. Одним із найкращих інструментів для адаптації є якраз проєкти, каже бізнес-консультант Іван Оберемок. При цьому, зазначає експерт, проєктне управління ефективно працює не лише в компаніях, а й у держустановах - невипадково підхід останніми роками активно використовують на рівні урядів. Свій досвід ефективного управління проєктами компаній та установ країн Східної Європи та Азії Іван Оберемок виклав у дисертації, присвяченій методам та засобам проектно-орієнтованого управління. Поговорив з автором про те, які сучасні методи використовуються у проджект-менеджменті та як змінюватимуться принципи проєктного управління найближчими роками.

-- Ваш багаторічний досвід співпраці з провідними компаніями Східної Європи та Азії привів до створення інноваційного підходу до управління проєктами. Цей підхід суттєво оптимізує бізнес-процеси та підвищує ефективність результатів у різних галузях, зокрема в Україні та Казахстані. Як саме цей підхід змінив індустрію в цілому?

Методика управління проєктами базується на можливості здійснення проєктів через застосування усталених бізнес-процесів організації. Вона дозволяє інтегрувати бізнес-процеси та проєкти в єдиний пул завдань, упорядковуючи їх за пріоритетами за допомогою розроблених алгоритмів і моделей.

Так формується докладний план впровадження, який гарантує успішний розвиток проєктів різних рівнів складності без необхідності змінювати свою структуру. До того ж, це дозволяє мінімізувати ризики затримок у виконанні завдань. У результаті, компанія інтегрує новітні технології, вдосконалює поточні бізнес-процеси та зміцнює свої позиції на ринку.

-- Іване, ваш метод проектного управління допомагає компаніям адаптуватися до умов ринку, що швидко змінюються. Метод був розроблений Вами вже давно, але за сучасних умов він став особливо актуальним. Чому саме зараз цей підхід такий важливий для організацій?

-- Тому що такий підхід орієнтований на ситуації, коли завдання та цілі зрозумілі, а умови, скажімо так, не зовсім динамічно змінюються. Проєктне управління найбільш ефективне, коли необхідно вирішити конкретні, чітко визначені завдання в обмежені терміни, чи коли робота носить нерутинний, унікальний характер, потрібна координація дій фахівців із різних областей. Є сенс використання цього підходу коли організація працює в умовах високої невизначеності та швидких змін ринку, а також при запровадженні інновацій та організаційних змін -- це те, що зараз спостерігаємо і на території Східної Європи та Азії, та й в багатьох інших країнах світу. У таких ситуаціях застосування проєктного підходу допомагає компаніям більш ефективно використовувати ресурси, швидше реагувати на виклики та досягати бажаних результатів, що пояснює його широке використання в різних галузях.

-- Ви виклали ці принципи у своїй дисертації "Методи та засоби проектно-орієнтованого управління у вищих навчальних закладах". Проте, методика, представлена у вашій роботі, настільки універсальна, що її можна адаптувати до будь-якої галузі. У чому полягає ваш секрет?

-- Вона характеризується високою адаптивністю та гнучкістю, оскільки основні принципи та методології, які я створив, базуються на ключових аспектах управління проєктами. Серед них ефективне планування, управління ризиками, оптимізація процесів та комунікацій. Ці принципи легко налаштовуються для використання в різних галузях. Підходи, представлені у моїй дисертації, акцентують увагу на інтеграції проєктних процесів з типовими бізнес-процесами організації, що робить їх універсальними для будь-якої функціональної структури. Додатково, сучасні інформаційні технології є важливими інструментами для управління проєктами, оскільки вони сприяють більш ефективному моніторингу та контролю проєктів у різних секторах. Мій практичний досвід роботи в різних галузях дозволив мені розробити систему оцінки та управління ризиками, яка може бути адаптована до специфічних ризиків у різних сферах діяльності.

-- Свої методи ви застосували і у державних структурах. Зокрема, під час роботи заступником голови з модернізації київської обласної податкової адміністрації. Держструктури відомі своєю консервативністю. Наскільки складно було керувати процесами у такій організації, що вдалося?

Безумовно, завдання було складним, адже змінювати та перебудовувати роботу державних органів влади завжди непросто. Проте я зміг автоматизувати процеси податкового адміністрування, покращити взаємодію з платниками податків та забезпечити точність і своєчасність виконання завдань. Зокрема, я впровадив інформаційні технології для покращення стягнення штрафів і ведення реєстрів платників податків, а також навчив працівників працювати з новими системами. Це дозволило автоматизувати численні процеси та підвищити ефективність роботи служби. Одним із значущих результатів стала оптимізація управління податком на додану вартість за системою чотирьох коридорів, за прикладом успішної практики в Нідерландах. На більш глобальному рівні, мій досвід був прийнятий як основа для вдосконалення аналогічних процесів в інших регіонах, що сприяло оптимізації роботи державних податкових адміністрацій у масштабах країни.

-- Ваші інновації мали значний вплив на сферу управління проєктами у провідних компаніях України та Казахстану. Зокрема, Ви впроваджували їх у Київському національному університеті будівництва та архітектури. З якими викликами Ви зіткнулися та як вдалося їх подолати?

У багатьох компаніях зі сталою ієрархічною структурою виникають труднощі з оновленням діяльності, запуском нових продуктів і впровадженням нових технологій. Це також стосується вищих навчальних закладів: у цифрову епоху необхідно модернізувати знання та навчальні програми, що вимагає масштабних змін. Колишні підходи втратили актуальність, а як діяти по-новому – було невідомо. Моя технологія дозволила вищим навчальним закладам впроваджувати проєктне управління без зміни їхньої структури та управлінської культури завдяки кільком ключовим компонентам. Перш за все, це впровадження чотирирівневої матричної моделі, що дозволяє інтегрувати процеси та проєкти. По-друге, важливо правильно організувати інформаційні потоки, щоб обмін інформацією всередині проєктів і в межах основної діяльності був вільним, своєчасним і безперешкодним. Важливу роль також відіграє програмний продукт, який допомагає обирати оптимальні процеси для досягнення цілей, визначати послідовність реалізації проєктів та оцінювати ризики.

-- Ваш підхід дозволив вивести на нові рівні також бізнес-представників архітектури: компанію-лідера України в архітектурі та проєктуванні "Архіматику" та одного з лідерів у галузі проєктування та інжинірингу Казахстану -- "Бюро Інженерного Проєктування". Які завдання для них вирішували і як ви оцінюєте результат?

Компанія "Архіматика" одночасно займається численними проєктами. Основне завдання полягало в рівномірному розподілі навантаження серед ключових спеціалістів, зокрема інженерів та архітекторів. Завдяки гнучкості моєї методології вдалося поступово перерозподілити трудові ресурси від найбільш навантажених до менш критичних завдань. Це сприяло зменшенню та врешті-решт усуненню понаднормової роботи, зниженню витрат на проєкти та поліпшенню їх управління. Як наслідок, ці дії допомогли "Архіматиці" зміцнити свій авторитет і здобути численні нагороди за видатні архітектурні проєкти.

Для "Бюро Інженерного Проєктування" була потрібна реструктуризація управління трудовими ресурсами. Ми впровадили інформаційну систему та унікальні технологічні рішення. Замість наймання вузькопрофільних фахівців на постійній основі в штат, ми налаштували інформаційну систему під виконання завдань шляхом залучення фахівців на підряд із погодинною оплатою. Це дозволило компанії скоротити витрати на утримання штату та значно збільшити кількість проєктів.

-- Якими ви бачите перспективи розвитку в галузі управління проєктами у Європі, Азії та США, опираючись на свій досвід?

-- Зараз ми бачимо, що світове економічне зростання пов'язане з повною автоматизацією процесів, збільшенням продуктивності праці та впровадженням принципово нових бізнес-моделей і технологій, як цифрових платформ, цифрових екосистем. У найближчому майбутньому управління проєктами буде сильно орієнтоване на цифровізацію та автоматизацію процесів. Впровадження штучного інтелекту, машинного навчання та великих даних дозволить оптимізувати планування та управління ресурсами, що підвищить ефективність команд. Також розвиватимуться гнучкі методології, які допоможуть адаптуватися до змін та керувати проєктами в умовах невизначеності. Забезпечити виконання проєктів у компанії здатні регламентовані бізнес-процеси, єдина інформаційна платформа обліку змісту, часу, грошей, ресурсів і, головне - кваліфіковані професіонали, здібних належним чином систему підтримувати та розвивати. Крім того, стане більш поширеною віддалена робота, а це вимагатиме нових навичок віртуального управління командами. Фокус на сталий розвиток та соціальну відповідальність також посилюватиметься, а управління проєктами стане інтегрованою частиною стратегічного управління компаніями. Компанії будуть інвестувати в навчання співробітників для адаптації до нових технологій та підходів, що дозволить ефективно досягати довгострокових цілей.